Actualmente los mercados cada vez son más competitivos y se han derivado productos y servicios tan especializados como el cliente lo requiere. Por tal motivo, en las organizaciones de hoy en día ya no solo basta con ofrecer “calidad” sino que ahora se deben tomar en consideración todos los factores que conlleva integrar el producto o el servicio, con enfoque de ciclo de vida; desde el origen de las materias primas hasta la entrega final, y estas consideraciones deben reflejarse y forman parte de las preferencias finales de los consumidores.

Congruentes con esa evolución se han sumado sistemas de gestión de diversos ámbitos a las organizaciones, transformándolos en sistemas integrados de gestión y aplicados bajo el mismo nivel de importancia de sistemas como: medio ambiente, responsabilidad social, emisiones de gases de efecto invernadero, gestión de la energía y seguridad industrial entre otros.

Cualquier empresa puede realizar acciones en beneficio de los diferentes actores clave cuando se lo proponga con un enfoque estratégico y visión a largo plazo. Si un cliente reporta un defecto, la organización tiene el potencial de crear el remedio o encontrar la solución para resarcir la falla; la empresa puede integrar un plan de compra de equipo de protección personal y adaptar la estación de trabajo para disminuir el riesgo de los empleados de sufrir algún accidente, o la comunidad cercana a una organización corre el riesgo de ser víctima de delincuencia por transitar en la noche en una zona insegura, en beneficio de la sociedad y de sus trabajadores la empresa tiene la oportunidad de crear un proyecto de alumbrado.

No obstante, ¿En qué beneficia implementar un sistema de gestión si las organizaciones son capaces de efectuar acciones puntuales?

La respuesta es muy interesante:  El principal objetivo de un sistema de gestión es la estandarización, para que como resultado se garantice que todas las acciones que las organizaciones van a tomar sean analizadas, evaluadas, coherentes y registradas para consultas o situaciones que puedan presentarse en un futuro con un enfoque sistémico.

Eso es lo que provee el enfoque de un sistema de gestión, además de definir responsables, tiempos e indicadores para cada actividad crítica. Algunas organizaciones tienen dificultades para responder de forma eficiente ante problemáticas simples dado que tienen organigramas compactos o tienen áreas de oportunidad en la definición de responsabilidades y competencias de cada puesto en la organización.

Un sistema de gestión aporta con la creación de procesos documentados, los cuales sirven para describir las actividades de los empleados y proveedores, que a su vez son útiles para ser una herramienta fundamental en la transferencia de conocimientos y experiencia de la empresa y así poder garantizar la operabilidad de actividades críticas y promover la innovación a largo plazo. Por lo cual es clave que los diseños de sistemas de gestión cuenten con procesos documentados innovadores y congruentes con la Industria 4.0 de forma que el monitoreo constante y en tiempo real de la información permita una gestión eficiente.

Un sistema de gestión brinda un análisis de todos los acontecimientos que puedan impactar a la organización, internos y externos, positivos y negativos, para que con base en el diagnóstico del contexto de la organización implementar protocolos y acciones para potencializar su competitividad y el bienestar de los actores involucrados.

Además, asegura a la organización estar a la vanguardia con actualizaciones oportunas de la información. Cuando un cliente necesita cambios es fácil comunicarlos en grupos de trabajo pequeños mediante correos o mensajes simples. Pero ¿Cómo te imaginas que una empresa automotriz comunica el cambio de un “ensamble” para una nueva versión de uno de sus vehículos a todas sus ensambladoras y operadores a nivel mundial y se asegura de que ningún empleado, a partir del momento en que lo comunica, cometerá el error de hacer el ensamblaje antiguo? Con el apoyo de un sistema de gestión, lo logra al llevar procesos innovadores de control de documentos con actualizaciones automáticas en sus pantallas de control, aplicaciones y comunicaciones automatizadas de los avisos sobre las actualizaciones a sus dispositivos móviles o laptops.

Con el soporte de un sistema de gestión se logra verificar que las empresas cumplan con los requisitos legales aplicables a su operación y alcance. Muchas organizaciones medianas y PYMES no logran gestionar adecuadamente el riesgo por los incumplimientos regulatorios y por lo tanto las afectaciones a la marca dado que no cuentan con una herramienta que les permita contar con actualizaciones sobre regulaciones o estar al tanto de los proyectos de nuevas regulaciones (leyes, reglamentos, normas oficiales, normas mexicanas, acuerdos, disposiciones, etcétera).  Algunas PyMEs desconocen el marco legal ambiental, de seguridad ocupacional, de energía y se rigen bajo el entendimiento  limitado de operar con un marco regulatorio conformado solo por  los requisitos de una licencia de funcionamiento, registros ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), las tributaciones patronales correspondientes, los requisitos de Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el pago de impuestos. Por lo cual se enfrentan a un riesgo elevado de recibir sanciones, quejas de clientes y hasta denuncias ciudadanas.

Un sistema de gestión vela por la seguridad y bienestar de los empleados, mediante métodos de análisis de riesgos y exposición, implementa acciones para evitar accidentes e incidentes. Esto a las organizaciones les provee beneficios importantes en diversos aspectos: desde la reducción de primas de riesgo, la disminución de incapacidades laborales, baja de ausentismo, control de rotación y de enfermedades, hasta herramientas y plataformas para enfrentar una pandemia como la que estamos enfrentando actualmente.

De igual manera, el sistema de gestión crea vínculos y empatía con la sociedad y con los actores clave, lo cual abre una gran oportunidad para integrar la innovación social a las empresas por medio del involucramiento de la sociedad, creando nuevas relaciones y colaboraciones para la resolución de problemáticas y necesidades locales. Esta innovación tiene una serie de rasgos específicos como el fomento del bien común, es versátil, debe cimentarse bajo estrechas relaciones para el cumplimiento de los objetivos. Además, de que permite visualizar o tener una perspectiva diferente de cómo abordar los riesgos para una organización, creando valor y beneficio para la sociedad por medio de soluciones novedosas.

La innovación social puede estar estrechamente relacionada con la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), la cual permite dirigir las actividades de las empresas basadas en la gestión de impactos que genera sobre los actores clave. Si se trabaja debidamente un sistema de RSC, este podrá generar un mayor beneficio a la organización analizando de manera sistemática cada una de las necesidades de los actores clave, mediante métodos implementados en los mismos procesos internos que desarrolle la organización¹ .

La diferencia de estas dos radica en que la innovación social permite a las empresas involucrarse y trabajar en conjunto con la sociedad para crear nuevas iniciativas, y generar un cambio significativo y perdurable en la resolución de una problemática. Mientras que la RSC se conforma por las acciones que una empresa realiza para mantener un equilibrio entre la organización y los actores clave². Y si bien, se trabajan en conjunto no solo se lograrán beneficios internos para la organización, va a permitir una transformación entre las relaciones de la organización con la sociedad y los actores clave, potencializará y marcará una diferencia significativa en cómo la empresa aborda las problemáticas y los riesgos sociales y por ende estará posicionada a la vanguardia de soluciones innovadoras.

Para concluir, un sistema de gestión impulsa a las organizaciones a MEJORAR. Todo sistema de gestión es dinámico por lo cual debe contar con plataformas para medirse, evaluarse periódicamente, comparar resultados a través de indicadores, auditorías, revisiones gerenciales y sondeos en todos los niveles jerárquicos. Esto le brindará a la organización las herramientas necesarias para la toma de decisiones estratégicas; plantear realmente en dónde está y hacía que dirección le es conveniente evolucionar para transitar de forma congruente hacia una estrategia de sustentabilidad. Definir objetivos y evaluar su cumplimiento o incumplimiento en determinado tiempo y, por lo tanto, tomar acciones de mayor impacto y contundencia. Contar con información objetiva para identificar y decidir estratégicamente porque a largo plazo es la mejor decisión invertir de forma temprana en acciones que mitiguen los riesgos al negocio congruentes con las expectativas de los actores relevantes y el contexto de crisis climática, estrés hídrico, conflictos sociales, afectaciones a los ecosistemas y la diversidad, entre otros. Como producto final, todos estos resultados deberán de transformarse en acciones, las cuales servirán para mantener, reforzar, cambiar, innovar, rediseñar, prevenir y mejorar a todas las áreas y en todos los temas de la organización.